Электронные письма, которые решают задачи на вашем проекте (перевод)

How to Write Emails that Solve Problems on Your Project
Оригинал:
https://pmbasics101.com/emails-project-management/

Как писать электронные письма, которые решают задачи на вашем проекте

Сколько электронных писем в день вы пишете? 10? 50? Всегда ли вы получаете ответ, который ожидаете? Я уверен, что нет. Некоторые письма остаются без ответа, ответ на некоторые приходит не по существу письма, некоторые письма превращаются в бесконечную переписку с большим количеством нерелевантной информации и получателей.

Это нормально, многие из нас были в этой ситуации.

Но хуже всего вот что: вы не видите проблему в таком положении вещей в вашей рабочей переписке

Уровень эффективности вашей переписки очень низкий.

Поэтому сегодня я хочу поделиться советами, как увеличить эффективность каждого вашего электронного письма.

  1. Тема письма которая вызывает нужные ассоциации

Какая тема письма из этих двух лучше?

Вопросы для совещания

Или

RE: 11/23 — Совещание по миграции БД — Вопросы для совещания

Как вы видите, во втором случае это ответ на изначальное письмо о совещании и содержит всю необходимую инфу, чтобы понять о чем именно идет речь и к какому именно событию и времени относится

В чем подвох?

Тема письма должна вызывать ассоциации с нужным контекстом того вопроса, который вы хотите обсудить.

Важное замечание по поводу слов “Важно” и “Срочно” в теме письма: в большинстве случаев их можно использовать в теме письма, но я бы рекомендовал вам использовать их как можно реже. Например, когда вы действительно хотите привлечь внимание начальства. В других случаях, лучше сначала написать электронное письмо, а затем связаться с нужным человеком через какой либо мессенджер и объяснить, почему это важно и срочно.

Сверьтесь с правилами ведения деловой переписки в вашей компании. Такие слова могут быть зарезервированы только для исключительных случаев.

2. Ставьте получателей правильно.

При составлении электронного письма есть 3 поля адреса:

To:

Я предпочитаю иметь только один адрес в этом поле. Это адрес человека, которому предназначается письмо, от которого мне нужна информация или какие-либо действия.

В случае когда вам надо задать вопрос или запросить какие-либо действия от нескольких людей в одном письме — делайте это как можно более очевидно и явно. Используйте специальные символы для привлечения внимания, например “@” или выделяйте имена в тексте жирным шрифтом.

Тем не менее старайтесь придерживаться правила: одно письмо, одно ответственное лицо, одно действие

Сс:

Сюда вы можете добавить адреса всех, кто должен быть в курсе происходящего.

Если вы хотите, чтобы люди в этом списке прочитали ваше письмо, выбирайте их аккуратно для каждого сообщения. Если человек долго находится в “Сс”, он начинает относится к этой переписке как к спаму. А что люди делают со спамом? Правильно, игнорируют его.

Bcc:

Это поле для тех адресатов которые не будут показаны как получатели при просмотре деталей полученного письма. Выглядит как отличный способ проинформировать о деталях вашей переписки начальство или 3ю сторону. Тем не менее такое использование этого поля вызывает вопросы этического характера.

Иногда возможны случаи, когда какой либо юридический документ или NDA обязывает вас поставить кого-то в Bcc, но вы всегда можете перенаправить письмо потом этому человеку вместо того, чтобы добавлять его в это поле.

Исходя из этого, я бы рекомендовал использовать поле Bcc только для того, чтобы держать копию сообщения, на отдельном ящике или у вашего ассистента.

3. Переходите к сути сразу в первом предложении

Сразу после приветствия переходите напишите суть сообщения.

Вот плохой пример письма:

Уважаемый Иван Иванович, 

Я бы хотел представиться.

Я Вася Петров. Я менеджер с большим опытом в управлении проектами и решении сложных задач….

Вот пример получше:

Уважаемый Иван Иванович,

Я бы хотел представиться и назначить встречу на сегодня в 15:00 для обсуждения дальнейших шагов.

Я Вася Петров. Я менеджер с большим опытом в управлении проектами и решении сложных задач….

Тем не менее даже этого недостаточно, почему — в следующем пункте.

4. Скажите то, чего вы хотите с помощью призыва к действию

Каждое письмо должно заканчиваться призывом к действию. Оно должно четко обозначать, чего вы хотите получить от человека, которому вы пишете.

В предыдущем примере, мне нужно подтверждение встречи. Я могу закончить письмо, например, вот так:

Уважаемый Иван Иванович,

Я бы хотел представиться и назначить встречу на сегодня в 15:00 для обсуждения дальнейших шагов.

Я Вася Петров. Я менеджер с большим опытом в управлении проектами и решении сложных задач…. 

Пожалуйста, подтвердите, что сегодня в 15:00 вам подходит.

С уважением,

Александр

Может показаться, что некоторым письмам не нужен призыв к действию. Например, когда вы предоставляете короткий ответ или просто пересылаете документ, то есть в тех случаях, когда вам ничего не надо в ответ.

Это неверно. Вам нужен призыв к действию во всех ваших электронных письмах.

Почему это важно? Вам нужно оставаться открытым к последующему диалогу/обсуждению. Поэтому вы можете закончить письмо одним из следующих призывов к действию:

  • Пожалуйста, дайте знать, если у вас есть еще вопросы.
  • Пожалуйста, дайте знать, если я ответил на ваш вопрос.
  • Пожалуйста, дайте знать, если нужны дополнительные детали или информация.

Такие призывы к действию уберегут вас от многих недопониманий. Но и это еще не всё.

5. Только одно действие на каждое письмо

Должно быть только одно действие на каждое письмо.

Почему? Занятой человек видит несколько вопросов, на которые ему нужно ответить. Что легче и быстрее всего сделать? Выбрать самый простой вопрос и ответить коротко и только на него. Позже он, возможно, ответит и на остальные, но это не совсем то, чего вы хотели получить.

6. Подробности в середине.

Получатель письма может прочитать тему письма и часто первое предложение даже не открывая письма. Все так делают. Если тема письма покажется интересной, мы открываем письмо.

Однако насколько внимательно мы его читаем после того, как открыли? Мы его просто сканируем наискосок сперва, ищем призыв к действию, смотрим надо ли на него вообще отвечать, затем насколько срочно на него надо отвечать.

Поэтому подробности обсуждаемой темы должны быть в середине, чтобы не препятствовать этому естественному процессу. Однако, тут важно принять во внимание следующий пункт.

7. Будьте кратки!

Ваше письмо должно быть максимально коротким. Если возможно, добавляйте подробности в виде приложений к письму и ссылок на релевантные документы.

Почему? В наше время слишком много отвлекающих факторов приводят к тому, что прочитать длинный текст очень сложно. Поэтому многие менеджеры откладывают прочтение длинных сообщений на потом.

Например, если мне приходит сообщение, на прочтение которого нужно много времени, либо необходимо собрать информацию, я отмечаю для этого время в календаре, предварительно выделив несколько отрезков в течении дня на такие активности.

Исходя из этого сделайте проще для получателя сэкономить свое время и приоритизировать почту. Сделайте это с помощью темы письма, первого предложения и призыва к действию.

8. Нужна ли вам сложная красивая подпись?

Короткий ответ — да. Однако есть некоторые правила:

  • Не используйте картинки, особенно для соцсетей.
  • Можете добавить небольшое лого вашей — это нормально
  • Необходимо иметь различные подписи для рабочих и не относящихся к работе писем.

Вы можете использовать вот такой формат для примера:

<Имя> <Фамилия>

<Должность>, <Название компании (ссылка на сайт компании)>

<Номер телефона>

<Адрес электронной почты в ввиде ссылки>

<Ссылки на мессенджеры (скайп) и корпоративные соцсети>

Вам может понравится

мне интересно ваше мнение!