Правильный старт проекта

Речь пойдет именно о первой встрече с клиентом на старте проекта, которая называется Kickoff meeting. Как же провести его правильно и с максимальной пользой?

От этой встречи очень сильно зависит ход проекта, потому что именно там будут заложены многие ожидания, обязательства и представления о том, как проект будет выполнен.

Еще раз дадим определение kickoff meeting — первая встреча/созвон менеджера проекта (часть команды тоже может присутствовать, но не обязательно) с клиентом после официального подписания контракта или в случае получения формального одобрения на старт от высшего менеджмента компании пока идет формальное подписание контракта.

Эта встреча требует серьезной подготовки и проработки повестки, которая должна быть озвучена заранее.

Итак, на какие вопросы надо иметь четкие ответы чтобы быть полностью готовым к встрече:

  1. Клиент.
    Что мы знаем о клиенте и его бизнесе? Чем занимается компания клиента? Соответствует ли проект основной деятельности клиента или это новая для него область? Проект направлен на внутренних или внешних клиентов компании? Кто является представителями клиента? Кто будет присутствовать со стороны клиента на встрече?
  2. Проект.
    Для чего мы делаем проект? Какие цели проекта? Что является успехом проекта, а что нет? Что мы НЕ делаем в этом проекте? Какие существуют ограничения проекта, бизнес и технические?
  3. Объем работ.
    Что именно мы делаем? В какие сроки? Какие контрольные точки проекта? Что входит в поставку проекта?
  4. Подход.
    Как мы будем это делать? В том числе выбранная методология и структура команды.
  5. Роли.
    Кто будет отвечать за какую часть проекта? RACI матрица.
  6. Риски.
    Какие есть известные на данный момент риски проекта? Используйте команду для идентификации максимального количества рисков (RAID)
  7. Необходимые условия для старта.
    Какие доступы, материалы, девайся необходимы от клиента для начала проекта, в процессе и для завершения?

После того как вы максимально проработали вопросы выше, время послать тезисы встречи клиенту.

Типовая структура самой встречи с клиентом выглядит вот так:

  1. Представиться, представить ключевых членов команды (каждый из них может сказать пару слов, если позволяет знание языка).
    а. рассказать про свою роль в проекте
    b. рассказать кто отвечает за что в проекте
  2. Рассказать про процессы, выбранную методологию на проекте и как будет происходить взаимодействие
    a. описать процессы, инструменты, используемые на проекте
    b. спросить у клиента предпочитаемый способ коммуникации (почта, скайп, мессенджеры и т.д), частоту и время суток.
    c. спросить у клиента про процесс приемки промежуточных и финальных результатов проекта (кто и как будет осуществлять приемку)
  3. Поставка
    a. описать поставку согласно контракту — какие контрольные точки проекта, поставки, промежуточные и финальные, что в них будет входить, а также сроки проекта
    b. что НЕ входит в объем работ проекта (опционально)
  4. Управление изменениями
    a. описать подход к управлению изменениями объема работ, сроков или бюджета проекта
    b. обсудить управление рисками проекта (текущие риски проекта, план по их уменьшению и частота обновления регистра рисков проекта)
  5. Отчеты о статусе проекта
    a. рассказать как часто и в каком виде будут представлены отчеты о статусе проекта.
    b. Спросить у клиента кто на его стороне должен получать статус проекта и какая информация для него является приоритетной (потраченный бюджет, количество сделанного функционала, процент завершения, EVM метрики и т.д)
  6. Выставление счетов/инвоисов
    a. рассказать про выставление счетов клиенту (согласно контракту)
  7. Описание проекта
    a. попросить клиента рассказать про проект с точки зрения его бизнеса
    b. обсудить с клиентом цели проекта и критерии успешности проекта
    c. обсудить с клиентом приоритеты внутри проекта
    d. обсудить с клиентом ограничения проекта (технические и бизнес)
  8. Запросить необходимую информацию
    a. запросить у клиента доступы в репозиторий, документацию и другую информацию, необходимую для старта проекта
    b. запросить у клиента необходимые доступы, данные для авторизации, необходимые для начала проекта или его завершения
  9. Дополнительные вопросы для обсуждения, ответы на вопросы клиента
  10. Следующие шаги
    a. подвести итоги обсуждения и перечислить ответственных за вопросы, которые не были решены в ходе встречи
    b. обсудить с клиентом следующие шаги
  11. После встречи отослать клиенту письмо с короткими итогами встречи, принятых решениях, открытых вопросах (с ответственными за их решения) и перечислением следующих шагов.

Структуру можно адаптировать под особенности вашего проекта, какие то разделы или пункты могут быть не релевантны для конкретного проекта.

Если я что-то пропустил или вы хотели бы что-то добавить в список выше — напишите мне. спасибо.

Вам может понравится

мне интересно ваше мнение!